概述
我们是夏威夷州的几个采购管辖区之一，采用分散式采购系统。在现行预算制度下，采购运营资金分配给每所学校。每所学校和办公室都会根据法定货币授权和可用资金发起自己的采购订单。
学校和州级办公室自行决定其需求、采购什么以及从谁那里采购。虽然我们允许每所学校和办公室自行做出采购决定，但我们要求所有采购均符合州法律、州采购委员会规则以及部门政策和程序。
我们相信这样的原则：采购应以花费的最大价值为基础，并与学校或办公室的需求相称。
我们不保留投标人名单。通过互联网发布正式采购广告或访问采购和合同处通常可以提供有关当前正在发布的招标状态的充分信息。
协调购买目的
各个学校和办公室购买的商品和服务符合教育部的目标和愿景。 战略计划, 总体学习成果, Nā Hopena A'o（HǠ） 和 我们的核心价值观.
小额购买（少于 $25,000）
学校和办公室有权进行小额采购，采购未列入既定价目表的商品和服务。小额采购的金额限制为每次采购相同、类似或类似的商品和服务不超过 $25,000。总金额包括税费、以旧换新、安装、运输等。
正式购买（$25,000 或以上）
教育部采购与合同处负责为学校和办公室提供货物和服务采购方面的咨询。该处还负责招标和执行正式的竞争性采购及相关合同。
$25,000 或以上的支出通常需要正式竞争和公开宣传购买。法律禁止将支出分成几部分以避免这一法律要求。
- 采购通知/广告：该部门遵守此法律要求，按要求在网上发布广告 hands.ehawaii.gov/hands 和 hiepro.ehawaii.gov请访问这些网站来查看所有有效的采购通知。
- 价格/供应商清单：学校和办公室必须首先从既定价格清单中购买物品。这些价格清单由各合作州采购管辖区征集和制定。如果所需物品没有既定价格清单，学校和办公室可以按照小额采购程序进行采购。既定价格清单可在以下网址查看： spo.hawaii.gov/for-vendors/contract-awards/price-vendor-lists. 价目表项目示例：
- 表格：部门的各种表格。
- 家具：学生课桌椅、及其他各类学校家具。
- 学校食品服务产品：如饮料、一次性食品服务产品、冷冻食品（肉类和家禽、蛋白质和早餐食品）、水果和蔬菜（罐装和冷冻）和干货。
- 投标邀请 (IFB)：投标将通过夏威夷州电子采购系统 (HIePRO) 接收，直到投标截止时间。但是，只有在分析完所有投标后，才会授予中标。
- 征求建议书 (RFP)/其他正式竞争性招标：响应此类招标而收到的投标将按照招标说明和附录（如果有）进行处理。在规定时间内收到的投标将被考虑。所有投标均在评估后才会授予中标。
- 合同/价格清单授予：通常授予响应度最低且负责任的投标人/申请人。通常，此人提交的投标或建议书无任何例外，并且满足招标中要求的所有规格。
获奖供应商
供应商证书
获奖后，获奖者可能需要出示供应商合规证明，可通过在线系统夏威夷合规快递颁发的“供应商合规证书”来证明。有关此在线申请流程的详细信息，请访问 供应商.ehawaii.gov/hce。一般而言，任何 $2,500 或以上的采购中标时均需提供合规证书。合同完成时也可能需要提供该证书。
配送
学校/办公室通常全年都有工作人员接收货物和服务，周末和节假日除外。营业时间一般为上午 7:45 至下午 4:30。但是，建议供应商在送货前提前打电话。
发票和付款
学校和办公室的大多数采购都是通过发出采购订单来发起的。小额采购和正式合同也可以签订。除非另有说明，否则应将分项发票发送给发出采购订单的学校或办公室或合同上注明的学校或办公室进行处理。
发票必须清晰易读，采用普遍接受的发票格式，且必须反映以下详细信息：
- 发票号码和日期。
- 收费学校或办公室的名称和地址。
- 所提供货物/服务的描述（如适用，包括服务日期）。
- 针对所述商品/服务要求支付的金额。
尽管采购活动是分散的，但教育部的支票签发功能由中央办公室执行。学校和办公室向教育部财务管理系统输入的同一供应商开具的发票通常在签发支票时合并，支票上附有汇款通知，列出付款的所有发票。付款应在满意地收到货物和/或服务并出示可接受的发票（以较晚者为准）后 30 天内进行，前提是：
- 货物交付/服务完成符合购买要求且令人满意。
- 发票是由采购订单上列出的同一供应商开具的。
- 原始明细发票已寄送至正确地址。如果发票不是原始发票，则附有一份签名声明，内容为“此发票作为原始发票提交”，且签名为原始签名。
由于存在可能影响付款时间表的附加条件、限制和例外情况，供应商应仔细审查已发出/授予的采购订单或合同以及其他适用参考资料。
最终付款
所有 $25,000 或以上的采购在最终付款时都需要提供原始税务完税证明。税务完税证明由美国国税局 (IRS) 和夏威夷州税务局签发，且必须在最终付款后两个月内签发。这适用于夏威夷大陆的供应商和当地供应商。除了税务完税证明外，最终付款时还需要提供带有原始签名的“最终付款合规证明”(DOE Form-22)。
除上述情况外，承包商还可以通过以下方式提交由国家采购办公室颁发的“供应商合规证书”原件： 夏威夷合规快递.
更多信息
采购及合同处（PCB）
一般采购或承包事项：
地址：
94-275 Mokuola 街，200 室，
夏威夷州怀帕胡 96797
营业时间：
周一至周五，上午 7:45 至下午 4:30
电话：808-675-0130
传真：808-675-0133
业务运营部门（BOB）
一般采购订单、发票或支票事项：
地址：
米勒街 1390 号
夏威夷州檀香山 96813
营业时间：
周一至周五，上午 7:45 至下午 4:30
电话:808-784-6000
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