概述
我們是夏威夷州的幾個採購轄區之一，實施分散採購系統。在現行預算制度下，採購營運資金分配給各學校。每個學校和辦公室都會根據其法定的貨幣授權和可用資金發起自己的採購訂單。
學校和州級辦公室決定自己的需求、購買什麼以及從誰那裡購買。雖然我們允許每個學校和辦公室自行做出採購決定，但我們要求所有採購都符合州法律、州採購委員會規則以及部門政策和程序。
我們相信這樣的原則：採購應以花費的最大價值為基礎，並與學校或辦公室的需求相稱。
我們不保存投標人名單。透過網路發布正式採購廣告或存取採購和合約處通常可以提供關於當前正在發布廣告的招標情況的充分資訊。
協調購買目的
各學校和辦公室購買的商品和服務符合教育部的目標和願景。 戰略計劃, 整體學習成果, Nā Hopena A'o（HǠ） 和 我們的核心價值.
小額購買（少於 $25,000）
學校和辦公室有權對既定價格表以外的商品和服務進行小額採購。每次購買相同、類似或同類商品和服務的金額限額為 $25,000 以下。總金額包含稅金、折價費、安裝費、運輸費等。
正式購買（$25,000 或以上）
該部門的採購和合約處負責為學校和辦公室提供有關貨物和服務採購的建議。該部門還負責進行招標並執行正式的競爭性採購和相關合約。
$25,000 或以上的支出通常需要正式的競爭和公開的購買廣告。法律禁止分割支出以規避此法律要求。
- 採購通知/廣告：該部門遵守此法律要求，依要求在網路上發布廣告 hands.ehawaii.gov/hands 和 hiepro.ehawaii.gov。請造訪這些網站以查看所有有效的採購通知。
- 價格/供應商清單：學校和辦公室必須先根據既定的價格清單購買物品。這些價格表是由各合作州採購轄區徵求並制定的。如果所需物品沒有既定的價格清單，學校和辦公室可以按照小額採購程序進行採購。已製定的價格表可在此處查看： spo.hawaii.gov/for-vendors/contract-awards/price-vendor-lists。價目表項目範例：
- 表格：部門的各種表格。
- 家具：學生課桌椅、及其他各類學校家具。
- 學校食品服務產品：如飲料、一次性食品服務產品、冷凍食品（肉類和家禽、蛋白質和早餐食品）、水果和蔬菜（罐裝和冷凍）和乾貨。
- 投標邀請 (IFB)：投標將透過夏威夷州電子採購系統 (HIePRO) 接收，直到投標結束的時間和日期。但只有當所有投標都經過分析後，才會授予合約。
- 徵求建議書（RFP）/其他正式競爭性招標：針對這些類型的招標而收到的提交資料將按照招標說明和附錄（如果有）進行處理。在規定時間內收到的提交將被考慮。所有提交的作品均經過評估後才會頒發獎項。
- 合約/價格表授予：通常授予回應程度最低、責任感最強的報價人/申請人。通常情況下，投標者是提交投標或提案且無任何例外，並滿足招標書中要求的所有規格的一方。
獲獎供應商
供應商證書
獲獎後，獲獎者可能需要提供供應商合規證明，該證明可透過線上系統夏威夷合規快遞頒發的「供應商合規證書」來證明。有關此在線申請流程的詳細信息，請訪問 供應商.ehawaii.gov/hce。一般而言，購買 $2,500 或以上的獎勵時都需要提供合規證書。合約完成時可能也需要它。
配送
學校/辦公室通常全年都有工作人員接收貨物和服務，週末和假日除外。營業時間一般為上午 7:45 至下午 4:30，不過，建議供應商在交貨前最好提前打電話。
發票和付款
學校和辦公室的大多數採購都是透過發出採購訂單來發起的。還可以簽訂小額採購和正式合約。除非另有說明，詳細發票應發送至發出採購訂單的學校或辦公室或按照合約要求處理。
發票必須清晰易讀，採用普遍接受的發票格式，且必須反映以下詳細資訊：
- 發票號碼和日期。
- 收費學校或辦公室的名稱和地址。
- 所提供貨物/服務的描述（如適用，包括服務日期）。
- 針對所述商品/服務要求支付的金額。
儘管採購活動是分散的，但該部門的支票簽發功能是由中央辦公室執行的。學校和辦公室輸入部門財務管理系統的向同一供應商開立的發票付款通常在簽發支票時合併，並且支票附有匯款通知，列出支付該筆款項的所有發票。付款應在滿意地收到貨物和/或服務並出示可接受的發票後 30 天內進行（以較晚者為準），前提是：
- 貨物交付/服務完成符合購買要求且令人滿意。
- 發票是由採購訂單上列出的同一供應商開立的。
- 原始明細發票已寄至正確的地址。如果該發票不是原始發票，則應附有一份已簽署的聲明，內容為“此發票作為原始發票提交”，並且簽名為原件。
由於存在可能影響付款時間表的附加條件、限制和例外情況，供應商應仔細審查已發出/授予的採購訂單或合約以及其他適用參考資料。
最終付款
所有 $25,000 或以上的購買，最終付款時均需提供原始稅務清關證明。清關證明由美國國稅局 (IRS) 和夏威夷州稅務局簽發，且日期必須在最終付款後兩個月內。這適用於非洲大陸的供應商以及當地的供應商。除了稅務清關外，最終付款還需要帶有原始簽名的「最終付款合規證明」（DOE Form-22）。
除上述情況外，承包商還可以透過以下方式提交由國家採購辦公室頒發的「供應商合規證書」原件： 夏威夷合規快遞.
更多資訊
採購及合約處（PCB）
一般採購或承包事項：
地址：
94-275 Mokuola 街，室200，
夏威夷州懷帕胡 96797
營業時間：
週一至週五，上午 7:45 至下午 4:30
電話：808-675-0130
傳真：808-675-0133
業務營運部門（BOB）
一般採購訂單、發票或支票事項：
地址：
米勒街 1390 號
夏威夷州檀香山 96813
營業時間：
週一至週五，上午 7:45 至下午 4:30
電話:808-784-6000
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