Descripción general
Somos una de las varias jurisdicciones de compras en el estado de Hawái y operamos un sistema de compras descentralizado. Con el sistema presupuestario actual, los fondos operativos para compras se asignan a cada escuela. Cada escuela y oficina inicia sus propias órdenes de compra hasta alcanzar la autorización monetaria legal y los fondos disponibles.
Las escuelas y oficinas estatales determinan sus propias necesidades, qué comprar y a quién. Si bien permitimos que cada escuela y oficina tome sus propias decisiones de compra, exigimos que todas las compras se ajusten a las leyes estatales, las normas de la Junta Estatal de Adquisiciones y las políticas y procedimientos del Departamento.
Creemos en el principio de que las compras deben realizarse sobre la base del valor máximo por el dinero gastado, acorde con las necesidades de la escuela u oficina.
No mantenemos una lista de licitadores. La publicidad de compras formales por internet o las visitas a la Subdirección de Adquisiciones y Contratos suelen proporcionar información adecuada sobre el estado de las licitaciones en proceso de publicación.
Alineando el propósito de las compras
Los bienes y servicios adquiridos por las distintas escuelas y oficinas respaldan la misión y la visión de éxito del Departamento al alinearse con las Plan estratégico, Resultados generales del aprendizaje, Nā Hopena Aʻo (HǠ) y Nuestros valores fundamentales.
Compras pequeñas (menos de $25,000)
Las escuelas y oficinas están autorizadas a realizar compras pequeñas de bienes y servicios que no figuran en las listas de precios establecidas. El límite monetario para una compra pequeña es inferior a $25,000 por compra de bienes y servicios iguales o similares. El importe total incluye impuestos, canje, instalación, transporte, etc.
Compras formales ($25,000 o más)
La Subdivisión de Adquisiciones y Contratos del Departamento se encarga de asesorar a las escuelas y oficinas en la adquisición de bienes y servicios. También se encarga de realizar licitaciones y ejecutar las contrataciones competitivas formales y los contratos correspondientes.
Los gastos de $25,000 o más normalmente requieren concurso formal y publicidad de la adquisición. La ley prohíbe la agrupación de gastos para evitar este requisito legal.
- Avisos/anuncios de adquisiciones: El Departamento cumple con este requisito legal publicitando según sea necesario en línea en manos.ehawaii.gov/manos y hiepro.ehawaii.govVisite estos sitios web para ver todos los avisos de adquisiciones activos.
- Listas de precios/proveedores: Las escuelas y oficinas deben adquirir primero los artículos de las listas de precios establecidas. Estas listas son solicitadas y establecidas por diversas jurisdicciones estatales de compras cooperativas. Si no existe una lista de precios establecida para los artículos necesarios, las escuelas y oficinas pueden proceder con la compra siguiendo los procedimientos de compra a pequeña escala. Las listas de precios establecidas pueden consultarse en: spo.hawaii.gov/for-vendors/contract-awards/price-vendor-listsEjemplos de artículos de lista de precios:
- Formularios: Diversos formularios para el Departamento.
- Mobiliario: Pupitres y sillas para alumnos y otros muebles escolares diversos.
- Productos de servicios de alimentación escolar: como bebidas, productos de servicio de alimentos desechables, alimentos congelados (carne y aves, proteínas y artículos para el desayuno), frutas y verduras (enlatadas y congeladas) y alimentos secos.
- Invitaciones a Licitar (IFB): Las ofertas se recibirán a través del Sistema Electrónico de Contratación del Estado de Hawái (HIePRO) únicamente hasta la hora y fecha establecidas para el cierre de las licitaciones. Sin embargo, la adjudicación no se realizará hasta que se hayan analizado todas las ofertas.
- Solicitudes de Propuestas (RFP)/Otras Licitaciones Competitivas Formales: Las propuestas recibidas en respuesta a este tipo de solicitudes se gestionan de acuerdo con las instrucciones de la solicitud y sus adendas, si las hubiera. Se consideran las propuestas recibidas dentro del plazo especificado. La adjudicación no se realiza hasta que se hayan evaluado todas las propuestas.
- Adjudicación de contratos/listas de precios: Normalmente, la adjudicación se otorga al oferente/solicitante responsable y con la oferta más baja. Normalmente, este es quien presenta una oferta o propuesta sin excepciones y cumple con todas las especificaciones solicitadas en la convocatoria.
proveedores premiados
Certificados de proveedor
Tras la adjudicación, se le podría solicitar al adjudicatario que presente una prueba del cumplimiento del proveedor, que podrá acreditarse mediante un "Certificado de Cumplimiento del Proveedor", emitido a través del sistema en línea Hawaiʻi Compliance Express. Puede consultar los detalles sobre este proceso de solicitud en línea en vendedores.ehawaii.gov/hceGeneralmente, el certificado de cumplimiento se exige al adjudicar cualquier compra de $2,500 o más. También puede exigirse al finalizar el contrato.
Entregas
Las escuelas/oficinas suelen contar con personal para recibir bienes y servicios durante todo el año, excepto fines de semana y festivos. El horario de atención suele ser de 7:45 a. m. a 4:30 p. m. Sin embargo, se recomienda a los proveedores llamar con anticipación para realizar entregas.
Facturación y pago
La mayoría de las compras realizadas por escuelas y oficinas se inician mediante la emisión de una orden de compra. También se pueden formalizar compras menores y contratos formales. Salvo que se indique lo contrario, las facturas detalladas deben enviarse a la escuela u oficina que emite la orden de compra o según lo indicado en el contrato para su procesamiento.
Las facturas deben ser claramente legibles, en un formato de factura generalmente aceptado, y deben reflejar los siguientes detalles:
- Número y fecha de factura.
- Nombre y dirección de la escuela u oficina a la que se facturará.
- Descripción de los bienes/servicios prestados (incluidas las fechas de prestación del servicio si corresponde).
- Monto de pago solicitado por los bienes/servicios descritos.
Aunque las actividades de compra están descentralizadas, la función de emisión de cheques del Departamento se realiza desde una oficina central. Los pagos de facturas al mismo proveedor, ingresados por escuelas y oficinas al sistema de gestión financiera del Departamento, normalmente se consolidan al momento de la emisión del cheque y se acompañan de un aviso de remesa que detalla todas las facturas correspondientes. El pago se realiza dentro de los 30 días posteriores a la recepción satisfactoria de los bienes o servicios y la presentación de una factura aceptable, lo que ocurra más tarde, siempre que:
- La entrega de los bienes/la finalización de los servicios estuvo de acuerdo con la compra y fue satisfactoria.
- La factura fue emitida por el mismo proveedor que figura en la orden de compra.
- Se envió una factura original detallada a la dirección correcta. Si la factura no es original, se adjunta una declaración firmada que dice: «Esta factura se presenta como factura original» y la firma es original.
Dado que existen condiciones, limitaciones y excepciones adicionales que pueden afectar los plazos de pago, los proveedores deben revisar cuidadosamente las órdenes de compra o los contratos emitidos/adjudicados, así como otras referencias aplicables.
Pago final
Se requiere un certificado original de pago de impuestos al momento del pago final de todas las compras de $25,000 o más. El Servicio de Impuestos Internos (IRS) y el Departamento de Impuestos del Estado de Hawái emiten este certificado, que debe estar fechado dentro de los dos meses posteriores al pago final. Esto aplica tanto a vendedores en el continente como a vendedores locales. Además del certificado de pago de impuestos, se requerirá el "Certificado de Cumplimiento para el Pago Final" (Formulario DOE-22) con firma original para el pago final.
En lugar de lo anterior, el contratista también puede presentar un “Certificado de cumplimiento del proveedor” original emitido por la Oficina de Adquisiciones del Estado a través de Expreso de cumplimiento de Hawái.
PARA MÁS INFORMACIÓN
Subdivisión de Adquisiciones y Contratos (PCB)
Asuntos generales de compras o contrataciones:
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94-275 Calle Mokuola, Sala 200,
Waipahu, Hawái 96797
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Lunes a viernes, 7:45 a. m. a 4:30 p. m.
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Sucursal de Operaciones Comerciales (BOB)
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Lunes a viernes, 7:45 a. m. a 4:30 p. m.
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