ภาพรวม
เราเป็นหนึ่งในหน่วยงานจัดซื้อหลายแห่งในรัฐฮาวายและดำเนินการระบบจัดซื้อแบบกระจายอำนาจ ภายใต้ระบบงบประมาณปัจจุบัน เงินทุนดำเนินงานสำหรับการจัดซื้อจะถูกจัดสรรให้กับโรงเรียนแต่ละแห่ง โรงเรียนและสำนักงานแต่ละแห่งจะจัดทำใบสั่งซื้อของตนเองโดยขึ้นอยู่กับการอนุญาตทางการเงินตามกฎหมายและเงินทุนที่มีอยู่
โรงเรียนและสำนักงานระดับรัฐจะกำหนดความต้องการของตนเองว่าจะซื้ออะไรและซื้อจากใคร แม้ว่าเราจะอนุญาตให้โรงเรียนและสำนักงานแต่ละแห่งตัดสินใจซื้อด้วยตนเอง แต่เราต้องการให้การซื้อทั้งหมดเป็นไปตามกฎหมายของรัฐ กฎของคณะกรรมการจัดซื้อจัดจ้างของรัฐ และนโยบายและขั้นตอนของกรม
เราเชื่อมั่นในหลักการที่ว่าการซื้อควรพิจารณาจากมูลค่าสูงสุดที่จ่ายไปซึ่งเหมาะสมกับความต้องการของโรงเรียนหรือสำนักงาน
เราไม่ได้จัดทำรายชื่อผู้ประมูล การโฆษณาการจัดซื้ออย่างเป็นทางการผ่านทางอินเทอร์เน็ตหรือการเยี่ยมชมฝ่ายจัดซื้อและสัญญาโดยทั่วไปจะให้ข้อมูลเพียงพอเกี่ยวกับสถานะของการร้องขอที่อยู่ระหว่างการโฆษณาในปัจจุบัน
การจัดวางจุดประสงค์ในการซื้อให้ตรงกัน
สินค้าและบริการที่ซื้อโดยโรงเรียนและสำนักงานต่างๆ สนับสนุนภารกิจและวิสัยทัศน์ของแผนกเพื่อความสำเร็จโดยจัดแนวให้สอดคล้องกับ แผนยุทธศาสตร์, ผลลัพธ์ของผู้เรียนโดยทั่วไป, นาโฮเปนาอ้าว (HǠ) และ ค่านิยมหลักของเรา.
การซื้อเล็กน้อย (น้อยกว่า $25,000)
โรงเรียนและสำนักงานได้รับอนุญาตให้ซื้อสินค้าและบริการในจำนวนเล็กน้อยซึ่งไม่ได้อยู่ในรายการราคาที่กำหนดไว้ ขีดจำกัดทางการเงินสำหรับการซื้อในจำนวนเล็กน้อยคือไม่เกิน $25,000 ต่อการซื้อสินค้าและบริการที่เหมือนกัน คล้ายคลึง หรือคล้ายคลึงกัน จำนวนเงินทั้งหมดรวมภาษี ค่าแลกเปลี่ยน ค่าติดตั้ง ค่าขนส่ง ฯลฯ
การซื้ออย่างเป็นทางการ ($25,000 ขึ้นไป)
ฝ่ายจัดซื้อจัดจ้างและสัญญาของแผนกมีหน้าที่ให้คำแนะนำแก่โรงเรียนและสำนักงานต่างๆ เกี่ยวกับการจัดซื้อสินค้าและบริการ นอกจากนี้ ฝ่ายนี้ยังมีหน้าที่ดำเนินการขอซื้อและดำเนินการจัดซื้อจัดจ้างอย่างเป็นทางการและสัญญาที่เกี่ยวข้อง
โดยปกติแล้วรายจ่าย $25,000 ขึ้นไปต้องมีการแข่งขันอย่างเป็นทางการและการโฆษณาต่อสาธารณะเกี่ยวกับการซื้อ กฎหมายห้ามการแบ่งรายจ่ายเพื่อหลีกเลี่ยงข้อกำหนดทางกฎหมายนี้
- ประกาศ/โฆษณาจัดซื้อจัดจ้าง: กรมปฏิบัติตามข้อกำหนดทางกฎหมายนี้โดยลงโฆษณาตามที่จำเป็นทางออนไลน์ที่ hands.ehawaii.gov/มือ และ เว็บไซต์ hiepro.ehawaii.govกรุณาเยี่ยมชมเว็บไซต์เหล่านี้เพื่อดูประกาศการจัดซื้อจัดจ้างที่มีผลบังคับใช้ทั้งหมด
- รายการราคา/ผู้ขาย: โรงเรียนและสำนักงานจะต้องซื้อสินค้าจากรายการราคาที่กำหนดไว้ก่อน รายการราคาเหล่านี้ได้รับการร้องขอและจัดทำโดยเขตอำนาจศาลการจัดซื้อของรัฐที่ร่วมมือกันต่างๆ หากไม่มีรายการราคาที่กำหนดไว้สำหรับสินค้าที่ต้องการ โรงเรียนและสำนักงานสามารถดำเนินการจัดซื้อตามขั้นตอนการจัดซื้อเบื้องต้นได้ รายการราคาที่กำหนดไว้สามารถดูได้ที่: spo.hawaii.gov/for-vendors/contract-awards/price-vendor-lists. ตัวอย่างรายการราคาสินค้า :
- แบบฟอร์ม: แบบฟอร์มต่างๆ สำหรับกรม
- เฟอร์นิเจอร์: โต๊ะและเก้าอี้นักเรียน และเฟอร์นิเจอร์โรงเรียนอื่นๆ อีกมากมาย
- ผลิตภัณฑ์บริการด้านอาหารของโรงเรียน เช่น เครื่องดื่ม ผลิตภัณฑ์บริการอาหารแบบใช้แล้วทิ้ง อาหารแช่แข็ง (เนื้อสัตว์และสัตว์ปีก โปรตีนและอาหารเช้า) ผลไม้และผัก (กระป๋องและแช่แข็ง) และของชำแห้ง
- คำเชิญสำหรับการเสนอราคา (IFB): การเสนอราคาจะได้รับผ่านระบบจัดซื้อจัดจ้างอิเล็กทรอนิกส์ของรัฐฮาวาย (HIePRO) เท่านั้น จนถึงเวลาและวันที่กำหนดสำหรับการปิดการเสนอราคา อย่างไรก็ตาม การมอบรางวัลจะไม่เกิดขึ้นจนกว่าจะวิเคราะห์การเสนอราคาทั้งหมดแล้ว
- คำขอเสนอราคา (RFP)/การร้องขอการแข่งขันอย่างเป็นทางการอื่นๆ: การส่งข้อเสนอที่ได้รับตามการร้องขอประเภทนี้จะได้รับการจัดการตามคำแนะนำในการร้องขอและภาคผนวก หากมี การส่งข้อเสนอที่ได้รับภายในเวลาที่กำหนดจะได้รับการพิจารณา ไม่มีการมอบรางวัลจนกว่าจะประเมินการส่งข้อเสนอทั้งหมดแล้ว
- รางวัลสัญญา/รายการราคา: โดยปกติจะมอบรางวัลให้กับผู้เสนอราคา/ผู้สมัครที่มีความรับผิดชอบและตอบสนองความต้องการต่ำที่สุด โดยปกติแล้ว ผู้เสนอราคา/ผู้สมัครจะเป็นผู้ยื่นประมูลหรือข้อเสนอโดยไม่มีข้อยกเว้นและปฏิบัติตามข้อกำหนดทั้งหมดตามที่ร้องขอในคำร้อง
ผู้ขายที่ได้รับรางวัล
ใบรับรองผู้จำหน่าย
เมื่อได้รับรางวัล ผู้ได้รับรางวัลอาจต้องแสดงหลักฐานการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้จำหน่าย ซึ่งอาจแสดงเป็นหลักฐานโดย “ใบรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้จำหน่าย” ที่ออกผ่านระบบออนไลน์ Hawaiʻi Compliance Express สามารถดูรายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนการสมัครออนไลน์ได้ที่ vendors.ehawaii.gov/hceโดยทั่วไป ต้องมีใบรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดเมื่อได้รับคำสั่งซื้อ $2,500 ขึ้นไป หรืออาจต้องมีเมื่อทำสัญญาเสร็จสิ้น
การจัดส่ง
โดยปกติแล้วโรงเรียน/สำนักงานจะมีเจ้าหน้าที่ประจำการเพื่อรับสินค้าและบริการตลอดทั้งปี ยกเว้นวันหยุดสุดสัปดาห์และวันหยุดนักขัตฤกษ์ ชั่วโมงทำการโดยทั่วไปคือ 07:45 น. ถึง 16:30 น. อย่างไรก็ตาม ขอแนะนำให้ผู้ขายโทรติดต่อล่วงหน้าเมื่อต้องการส่งสินค้า
การออกใบแจ้งหนี้และชำระเงิน
การซื้อส่วนใหญ่ที่โรงเรียนและสำนักงานทำขึ้นนั้นเริ่มต้นจากการออกใบสั่งซื้อ การซื้อเล็กน้อยและสัญญาอย่างเป็นทางการก็อาจดำเนินการได้เช่นกัน เว้นแต่จะระบุไว้เป็นอย่างอื่น ควรส่งใบแจ้งหนี้รายการไปยังโรงเรียนหรือสำนักงานที่ออกใบสั่งซื้อหรือตามที่ระบุไว้ในสัญญาเพื่อดำเนินการ
ใบแจ้งหนี้ต้องสามารถอ่านได้ชัดเจนในรูปแบบใบแจ้งหนี้ที่ได้รับการยอมรับโดยทั่วไป และต้องแสดงรายละเอียดต่อไปนี้:
- เลขที่ใบกำกับสินค้าและวันที่
- ชื่อและที่อยู่ของโรงเรียนหรือสำนักงานที่จะเรียกเก็บเงิน
- คำอธิบายสินค้า/บริการที่ให้ (รวมถึงวันที่ให้บริการหากเหมาะสม)
- จำนวนเงินที่ต้องการชำระเงินสำหรับสินค้า/บริการตามที่แจ้ง
แม้ว่ากิจกรรมการจัดซื้อจะกระจายอำนาจ แต่หน้าที่การออกเช็คของแผนกจะดำเนินการโดยสำนักงานกลาง การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ให้กับผู้ขายรายเดียวกันซึ่งป้อนลงในระบบการจัดการการเงินของแผนกโดยโรงเรียนและสำนักงานต่างๆ จะถูกรวมเข้าด้วยกันในเวลาที่ออกเช็ค และเช็คจะมาพร้อมกับใบแจ้งการโอนเงินซึ่งแสดงรายการใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ใช้ชำระเงินดังกล่าว การชำระเงินจะดำเนินการภายใน 30 วันหลังจากได้รับสินค้าและ/หรือบริการอย่างน่าพอใจและแสดงใบแจ้งหนี้ที่ยอมรับได้แล้วแต่ว่ากรณีใดจะเกิดขึ้นทีหลัง โดยมีเงื่อนไขดังนี้:
- การส่งมอบสินค้า/การให้บริการเป็นไปตามที่จัดซื้อและเป็นที่น่าพอใจ
- ใบแจ้งหนี้ได้รับการออกโดยผู้ขายรายเดียวกับที่ระบุไว้ในใบสั่งซื้อ
- ใบแจ้งหนี้รายการต้นฉบับถูกส่งไปยังที่อยู่ที่ถูกต้อง หากใบแจ้งหนี้ไม่ใช่ใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ จะมีการแนบคำชี้แจงที่มีลายเซ็นว่า “ใบแจ้งหนี้นี้ถูกส่งเป็นใบแจ้งหนี้ต้นฉบับ” และลายเซ็นจะเป็นต้นฉบับ
เนื่องจากมีเงื่อนไข ข้อจำกัด และข้อยกเว้นเพิ่มเติมที่อาจส่งผลต่อระยะเวลาการชำระเงิน ซัพพลายเออร์ผู้ขายควรตรวจสอบใบสั่งซื้อหรือสัญญาที่ออก/ได้รับรางวัล รวมถึงข้อมูลอ้างอิงอื่น ๆ ที่เกี่ยวข้องอย่างรอบคอบ
การชำระเงินขั้นสุดท้าย
จำเป็นต้องมีหนังสือรับรองการชำระภาษีฉบับจริงเมื่อชำระเงินงวดสุดท้ายสำหรับการซื้อทั้งหมดมูลค่า $25,000 ขึ้นไป หนังสือรับรองดังกล่าวจะออกโดยกรมสรรพากร (IRS) และกรมสรรพากรของรัฐฮาวาย และต้องลงวันที่ภายใน 2 เดือนนับจากการชำระเงินงวดสุดท้าย ทั้งนี้ใช้ได้กับผู้ขายในทวีปอเมริกาและผู้ขายในท้องถิ่น นอกจากหนังสือรับรองการชำระภาษีแล้ว ยังต้องมี “หนังสือรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดสำหรับการชำระเงินงวดสุดท้าย” (แบบฟอร์ม DOE-22) พร้อมลายเซ็นต้นฉบับสำหรับการชำระเงินงวดสุดท้าย
แทนที่จะทำข้างต้น ผู้รับเหมาสามารถส่ง “หนังสือรับรองการปฏิบัติตามข้อกำหนดของผู้ขาย” ฉบับจริงที่ออกโดยสำนักงานจัดซื้อจัดจ้างของรัฐผ่านทาง ฮาวาย Compliance Express.
ต้องการข้อมูลเพิ่มเติม
ฝ่ายจัดซื้อและสัญญา (PCB)
การจัดซื้อจัดจ้างทั่วไปหรือการทำสัญญา:
ที่อยู่:
94-275 ถ.โมกุโอลา ห้อง 200
ไวปาฮู ฮาวาย 96797
เวลาทำการ:
วันจันทร์–ศุกร์ เวลา 07.45–16.30 น.
โทร: 808-675-0130
แฟกซ์: 808-675-0133
ฝ่ายปฏิบัติการธุรกิจ (บ.โอ.บี.)
เรื่องทั่วไปเกี่ยวกับใบสั่งซื้อ ใบแจ้งหนี้ หรือเช็ค:
ที่อยู่:
1390 ถนนมิลเลอร์
โฮโนลูลู ฮาวาย 96813
เวลาทำการ:
วันจันทร์-ศุกร์ เวลา 07.45-16.30 น.
โทรศัพท์: 808-784-6000
อีเมล