개요
우리는 하와이주에 있는 여러 구매 관할권 중 하나이며 분산형 구매 시스템을 운영합니다. 현재 예산 시스템에서는 구매를 위한 운영 자금이 각 학교에 할당됩니다. 각 학교와 사무실은 법정 통화 승인 및 사용 가능한 자금까지 자체 구매 주문을 시작합니다.
학교와 주 정부 기관은 각자의 필요 사항, 무엇을 구매할지, 누구에게서 구매할지 스스로 결정합니다. 각 학교와 사무실이 스스로 구매 결정을 내릴 수 있도록 허용하지만, 모든 구매는 주법, 주 조달 위원회 규칙, 부서 정책 및 절차를 준수해야 합니다.
우리는 학교나 사무실의 필요에 맞춰, 지출한 돈에 대한 최대 가치를 기준으로 구매해야 한다는 원칙을 믿습니다.
우리는 입찰자 명단을 유지하지 않습니다. 인터넷을 통한 공식 구매 광고나 조달 및 계약 부서 방문은 일반적으로 현재 광고 중인 입찰의 상태에 대한 적절한 정보를 제공합니다.
구매 목적 정렬
다양한 학교 및 사무실에서 구매한 상품 및 서비스는 성공을 위한 부서의 사명과 비전을 지원합니다. 전략 계획, 일반 학습 결과, 나 호페나 아오(HǠ) 그리고 우리의 핵심 가치.
소액구매($25,000 미만)
학교와 사무실은 정해진 가격표에 없는 상품과 서비스를 소액으로 구매할 수 있는 권한이 있습니다. 소액 구매에 대한 금전적 한도는 동일하거나 유사하거나 유사한 상품과 서비스를 구매할 때마다 $25,000 미만입니다. 총액에는 세금, 매입, 설치, 운송 등이 포함됩니다.
정식구매 ($25,000원 이상)
부서의 조달 및 계약 부서는 상품 및 서비스 구매와 관련하여 학교와 사무실에 조언을 제공하는 업무를 담당합니다. 이 부서는 또한 입찰을 실시하고 공식적인 경쟁 조달 및 관련 계약을 집행하는 업무를 담당합니다.
$25,000 이상의 지출은 일반적으로 공식적인 경쟁과 구매에 대한 공개 광고가 필요합니다. 이 법률은 이 법적 요구 사항을 피하기 위해 지출을 분할하는 것을 금지합니다.
- 조달 공지/광고: 부서는 온라인에서 요구되는 대로 광고를 게재하여 이러한 법적 요구 사항을 준수합니다. 핸즈.에하와이이.gov/핸즈 그리고 하이프로.에하와이.gov. 모든 활성 조달 공고를 보려면 다음 웹사이트를 방문하세요.
- 가격/공급업체 목록: 학교와 사무실은 먼저 확립된 가격 목록에서 품목을 구매해야 합니다. 이러한 가격 목록은 다양한 협동 주 구매 관할권에서 요청하여 확립합니다. 필요한 품목에 대한 확립된 가격 목록이 없는 경우, 학교와 사무실은 소규모 구매 절차에 따라 구매를 진행할 수 있습니다. 확립된 가격 목록은 다음에서 볼 수 있습니다. spo.hawaii.gov/for-vendors/contract-awards/price-vendor-lists. 가격표 항목의 예:
- 양식: 부서의 다양한 양식입니다.
- 가구: 학생용 책상과 의자, 기타 다양한 학교 가구.
- 학교 급식 서비스 제품: 음료, 일회용 식품 서비스 제품, 냉동 식품(육류 및 가금류, 단백질 및 아침 식사 품목), 과일 및 채소(통조림 및 냉동) 및 건조 식료품 등입니다.
- 입찰 초대장(IFB): 입찰은 하와이주 eProcurement System(HIePRO)을 통해서만 입찰 마감 시간 및 날짜까지 접수됩니다. 그러나 모든 입찰이 분석될 때까지 낙찰은 이루어지지 않습니다.
- 제안 요청(RFP)/기타 공식 경쟁 입찰: 이러한 유형의 입찰에 대한 응답으로 접수된 제출물은 입찰 지침 및 부록(있는 경우)에 따라 처리됩니다. 지정된 시간까지 접수된 제출물이 고려됩니다. 모든 제출물이 평가될 때까지 수상은 이루어지지 않습니다.
- 계약/가격표 수상: 수상은 일반적으로 가장 낮은 반응성과 책임감을 가진 제안자/신청자에게 수여됩니다. 일반적으로 이는 예외 없이 입찰이나 제안을 제출하고 입찰에서 요구한 모든 사양을 충족하는 사람입니다.
수상한 공급업체
공급업체 인증서
수상 시 수상자는 공급업체 준수 증빙을 제출해야 할 수 있으며, 이는 온라인 시스템인 Hawaiʻi Compliance Express를 통해 발급된 "공급업체 준수 인증서"로 입증될 수 있습니다. 이 온라인 신청 프로세스에 대한 세부 정보는 다음에서 볼 수 있습니다. 공급업체.ehawaii.gov/hce. 일반적으로 준수 인증서는 $2,500 이상의 구매 시 필요합니다. 계약 완료 시에도 필요할 수 있습니다.
배달
학교/사무실은 주말과 공휴일을 제외하고 일년 내내 상품과 서비스를 받기 위해 일반적으로 직원이 배치됩니다. 운영 시간은 일반적으로 오전 7시 45분부터 오후 4시 30분까지입니다. 그러나 공급업체는 배달할 때 항상 미리 전화하는 것이 좋습니다.
청구 및 지불
학교와 사무실에서 이루어지는 대부분의 구매는 구매 주문서 발행으로 시작됩니다. 소규모 구매 및 공식 계약도 실행할 수 있습니다. 달리 명시되지 않는 한, 항목별 송장은 구매 주문서를 발행한 학교 또는 사무실로 보내거나 처리를 위해 계약서에 명시된 대로 보내야 합니다.
송장은 일반적으로 허용되는 송장 형식이어야 하며 명확하게 읽을 수 있어야 하며 다음 세부 정보를 반영해야 합니다.
- 송장 번호와 날짜.
- 청구를 받는 학교나 사무실의 이름과 주소.
- 제공되는 상품/서비스에 대한 설명(해당되는 경우 서비스 날짜 포함)
- 설명된 상품/서비스에 대해 요청되는 지불금액입니다.
구매 활동은 분산되어 있지만, 부서의 수표 작성 기능은 중앙 사무실에서 수행합니다. 학교와 사무실에서 부서의 재무 관리 시스템에 입력한 동일한 공급업체에 대한 송장 지불은 일반적으로 수표 작성 시 통합되고 수표에는 해당 지불이 이루어지는 모든 송장이 나열된 송금 통지서가 함께 제공됩니다. 상품 및/또는 서비스를 만족스럽게 수령하고 허용 가능한 송장을 제시한 후 30일 이내에 지불이 이루어집니다. 이 중 늦은 날짜가 적용됩니다.
- 상품 인도/서비스 완료가 구매에 따라 이루어졌으며 만족스러웠습니다.
- 송장은 구매 주문서에 나와 있는 것과 동일한 공급업체에서 발행되었습니다.
- 원래의 세부 항목별 송장이 적절한 주소로 발송되었습니다. 송장이 원래 송장이 아닌 경우, "이 송장은 원래 송장으로 제출됩니다"라고 쓰여진 서명된 진술서가 첨부되고 서명은 원본입니다.
지급 일정에 영향을 줄 수 있는 추가적인 조건, 제한 및 예외가 있으므로 공급업체는 발행/수주된 구매 주문서나 계약서는 물론, 기타 해당 참고 자료도 주의 깊게 검토해야 합니다.
최종 지불
$25,000 이상의 모든 구매에 대해 최종 지불 시 원본 세무 청산 증명서가 필요합니다. 세무 청산은 국세청(IRS)과 하와이 주 세무부에서 발급하며 최종 지불일로부터 2개월 이내 날짜여야 합니다. 이는 대륙의 공급업체와 지역 공급업체에 모두 적용됩니다. 세무 청산 외에도 최종 지불 시 원본 서명이 있는 "최종 지불 준수 인증서"(DOE 양식-22)가 필요합니다.
위의 내용 대신 계약자는 주 조달 사무소에서 발급한 원본 "공급업체 준수 인증서"를 제출할 수도 있습니다. 하와이 컴플라이언스 익스프레스.
더 많은 정보를 위해
조달 및 계약 부서(PCB)
일반 조달 또는 계약 문제:
주소:
94-275 모쿠올라 스트리트, 200호실,
와이파후, 하와이 96797
운영 시간:
월요일-금요일 오전 7시 45분-오후 4시 30분
전화: 808-675-0130
팩스: 808-675-0133
사업 운영 부서(BOB)
일반 구매 주문서, 송장 또는 수표 사항:
주소:
1390 밀러 스트리트,
호놀룰루, 하와이 96813
운영 시간:
월요일-금요일 오전 7시 45분-오후 4시 30분
전화: 808-784-6000
이메일