概要
当校はハワイ州にあるいくつかの購買管轄区の 1 つであり、分散購買システムを運用しています。現在の予算システムでは、購買のための運営資金は各学校に割り当てられます。各学校とオフィスは、法定の資金承認と利用可能な資金の範囲内で独自の購買注文を発行します。
学校や州レベルの事務所は、自らのニーズ、購入するもの、および誰から購入するかを決定します。各学校や事務所が独自の購入決定を行うことは許可されていますが、すべての購入は州法、州調達委員会の規則、および省のポリシーと手順に準拠する必要があります。
私たちは、学校やオフィスのニーズに応じて、支出額に対して最大の価値が得られるように購入を行うべきであるという原則を信じています。
入札者リストは保持していません。インターネット経由での正式な購入の広告や、調達契約部門への訪問により、現在広告中の入札の状況に関する十分な情報が得られます。
購入目的の一致
さまざまな学校やオフィスで購入される商品やサービスは、以下の方針に沿って、部門の使命と成功のビジョンをサポートします。 戦略計画, 一般的な学習成果, ナ・ホペナ・アオ（HǠ） そして 私たちのコアバリュー.
小額購入（$25,000未満）
学校やオフィスは、定められた価格表に記載されていない商品やサービスの小額購入を許可されています。小額購入の金額制限は、同一、類似、または類似の商品およびサービスの購入ごとに $25,000 未満です。合計金額には、税金、下取り、設置、輸送などが含まれます。
正式購入（$25,000以上）
省の調達・契約課は、物品やサービスの購入に関して学校やオフィスに助言する責任を負っています。また、入札の実施、正式な競争入札や関連契約の履行も担当しています。
$25,000 以上の支出には通常、正式な競争と購入の公告が必要です。この法的要件を回避するために支出を分割することは法律で禁止されています。
- 調達通知/広告：省庁は、この法的要件に従い、必要に応じてオンラインで広告を掲載します。 ハンド そして ハワイ州すべての有効な調達通知を表示するには、これらの Web サイトにアクセスしてください。
- 価格/ベンダー リスト: 学校やオフィスは、最初に定められた価格表からアイテムを購入する必要があります。これらの価格表は、さまざまな州の共同購入管轄区域によって要請され、作成されます。必要なアイテムの定められた価格表が存在しない場合は、学校やオフィスは小規模な購入手順に従って購入を進めることができます。定められた価格表は次の場所で確認できます。 spo.hawaii.gov/for-vendors/contract-awards/price-vendor-lists価格表項目の例:
- フォーム: 部門用のさまざまなフォーム。
- 家具: 生徒用の机や椅子、その他さまざまな学校用家具。
- 学校給食サービス製品: 飲料、使い捨ての給食サービス製品、冷凍食品 (肉類、鶏肉、タンパク質、朝食用食品)、果物と野菜 (缶詰と冷凍)、乾燥食料品など。
- 入札の招待 (IFB): 入札は、入札の締め切り日時までにハワイ州電子調達システム (HIePRO) を通じてのみ受け付けられます。ただし、すべての入札が分析されるまでは、落札は行われません。
- 提案依頼 (RFP)/その他の正式な競争入札: この種の入札に応じて受け取った提出物は、入札指示書および追加書類 (ある場合) に従って処理されます。指定された時間までに受け取った提出物が考慮されます。すべての提出物が評価されるまで、授与は行われません。
- 契約/価格表の授与: 授与は通常、最も応答性が高く責任感のある提案者/申請者に行われます。通常、これは例外なく入札または提案を提出し、入札募集で要求されたすべての仕様を満たす者です。
受賞ベンダー
ベンダー証明書
受賞者は、受賞時にベンダーコンプライアンスの証明を提出する必要がある場合があります。これは、オンラインシステムであるハワイコンプライアンスエクスプレスを通じて発行される「ベンダーコンプライアンス証明書」によって証明される場合があります。このオンライン申請プロセスの詳細については、 ベンダーズ.ehawaii.gov/hce通常、コンプライアンス証明書は、$2,500 以上の購入の受注時に必要となります。契約完了時にも必要となる場合があります。
配達
学校/オフィスでは、通常、週末と休日を除き、年間を通じて商品やサービスを受け取るスタッフがいます。営業時間は通常、午前 7:45 から午後 4:30 までです。ただし、配達を行う際には、必ず事前に電話連絡することをお勧めします。
請求と支払い
学校やオフィスで行われる購入のほとんどは、注文書の発行によって開始されます。小口購入や正式な契約も締結される場合があります。特に記載がない限り、明細付き請求書は、注文書を発行した学校またはオフィス、または契約書に記載されている宛先に送付して処理する必要があります。
請求書は、明確に判読でき、一般に認められた請求書形式で、以下の詳細を反映したものである必要があります。
- 請求書番号と日付。
- 請求先の学校またはオフィスの名前と住所。
- 提供される商品/サービスの説明（該当する場合はサービスの日付を含む）。
- 記載されている商品/サービスに対して要求される支払い金額。
購買活動は分散化されていますが、省庁の小切手発行機能は中央オフィスで実行されます。学校やオフィスが省庁の財務管理システムに入力した同じベンダーへの請求書支払いは、通常、小切手発行時に統合され、小切手には支払いの対象となるすべての請求書を記載した送金通知書が添付されます。支払いは、商品やサービスの受領と承認済み請求書の提示のいずれか遅い方から 30 日以内に行われますが、次の条件を満たしている必要があります。
- 商品の配送/サービスの完了は購入どおりであり、満足のいくものでした。
- 請求書は、注文書に記載されているのと同じベンダーから発行されました。
- 明細書の原本が適切な住所に送付されました。請求書が原本でない場合は、「この請求書は原本として提出されます」と記された署名入りの声明が添付され、署名は原本です。
支払いのスケジュールに影響する可能性のある追加の条件、制限、例外があるため、ベンダーサプライヤーは、発行/授与された注文書や契約書、およびその他の該当する参照資料を慎重に確認する必要があります。
最終支払い
$25,000 以上のすべての購入の最終支払い時に、税金クリアランス証明書の原本が必要です。クリアランスは、米国国税庁 (IRS) とハワイ州税務局によって発行され、最終支払いから 2 か月以内に発行されたものでなければなりません。これは、大陸内のベンダーと地元のベンダーの両方に適用されます。税金クリアランスに加えて、最終支払いには、署名入りの「最終支払いのコンプライアンス証明書」(DOE フォーム 22) が必要です。
上記の代わりに、請負業者は、州調達局が発行した「ベンダーコンプライアンス証明書」の原本を、 ハワイコンプライアンスエクスプレス.
詳細情報
調達契約部 (PCB)
一般的な調達または契約に関する事項:
住所：
94-275 モクオラ通り、200号室、
ワイパフ、ハワイ州 96797
営業時間:
月曜日～金曜日、午前7時45分～午後4時30分
電話: 808-675-0130
ファックス: 808-675-0133
ビジネスオペレーションブランチ（BOB）
一般的な注文書、請求書、小切手に関する事項:
住所：
1390 ミラー ストリート、
ホノルル、ハワイ州 96813
営業時間:
月曜日～金曜日、午前7時45分～午後4時30分
電話: 808-784-6000
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