Tổng quan
Chúng tôi là một trong số nhiều khu vực mua sắm tại tiểu bang Hawaiʻi và vận hành một hệ thống mua sắm phi tập trung. Theo hệ thống ngân sách hiện tại, các quỹ hoạt động mua sắm được phân bổ cho từng trường. Mỗi trường và văn phòng khởi tạo lệnh mua sắm của riêng mình cho đến khi được ủy quyền tiền tệ theo luật định và các quỹ có sẵn.
Các trường học và văn phòng cấp tiểu bang tự quyết định nhu cầu của mình, mua gì và mua từ ai. Mặc dù chúng tôi cho phép mỗi trường học và văn phòng tự đưa ra quyết định mua sắm, chúng tôi yêu cầu tất cả các giao dịch mua phải tuân thủ luật tiểu bang, quy định của Hội đồng mua sắm tiểu bang và các chính sách và thủ tục của Bộ.
Chúng tôi tin vào nguyên tắc rằng việc mua sắm phải được thực hiện dựa trên giá trị tối đa của số tiền bỏ ra, tương xứng với nhu cầu của trường học hoặc văn phòng.
Chúng tôi không duy trì danh sách người đấu thầu. Việc quảng cáo các giao dịch mua chính thức qua internet hoặc các chuyến thăm đến Chi nhánh Mua sắm và Hợp đồng thường cung cấp thông tin đầy đủ về tình trạng của các lời mời chào hiện đang được quảng cáo.
Căn chỉnh mục đích mua hàng
Hàng hóa và dịch vụ được mua bởi các trường học và văn phòng khác nhau hỗ trợ sứ mệnh và tầm nhìn thành công của Bộ bằng cách phù hợp với Kế hoạch chiến lược, Kết quả chung của người học, Nā Hopena Aʻo (HǠ) Và giá trị cốt lõi của chúng tôi.
Mua hàng nhỏ (dưới $25.000)
Trường học và văn phòng được phép mua các mặt hàng và dịch vụ nhỏ không có trong bảng giá đã thiết lập. Giới hạn tiền tệ cho một lần mua nhỏ là dưới $25.000 cho mỗi lần mua hàng hóa và dịch vụ giống nhau, tương tự hoặc tương tự. Tổng số tiền bao gồm thuế, đổi trả, lắp đặt, vận chuyển, v.v.
Mua hàng chính thức ($25.000 trở lên)
Chi nhánh Mua sắm và Hợp đồng của Bộ có trách nhiệm tư vấn cho các trường học và văn phòng về việc mua hàng hóa và dịch vụ. Chi nhánh này cũng có trách nhiệm tiến hành chào hàng và thực hiện các cuộc mua sắm cạnh tranh chính thức và các hợp đồng liên quan.
Chi phí từ $25.000 trở lên thường yêu cầu phải có sự cạnh tranh chính thức và quảng cáo công khai về việc mua hàng. Luật pháp cấm chia nhỏ chi phí để tránh yêu cầu pháp lý này.
- Thông báo/Quảng cáo mua sắm: Bộ tuân thủ yêu cầu pháp lý này bằng cách quảng cáo theo yêu cầu trực tuyến tại hands.ehawaii.gov/hands Và hiepro.ehawaii.gov. Vui lòng truy cập các trang web này để xem tất cả các thông báo mua sắm đang hoạt động.
- Danh sách giá/nhà cung cấp: Các trường học và văn phòng được yêu cầu trước tiên phải mua các mặt hàng từ danh sách giá đã thiết lập. Các danh sách giá này được nhiều cơ quan mua sắm hợp tác của tiểu bang yêu cầu và thiết lập. Nếu không có danh sách giá đã thiết lập cho các mặt hàng cần thiết, các trường học và văn phòng có thể tiến hành mua hàng theo các thủ tục mua hàng nhỏ. Có thể xem danh sách giá đã thiết lập tại: spo.hawaii.gov/for-vendors/contract-awards/price-vendor-lists. Ví dụ về các mặt hàng trong bảng giá:
- Biểu mẫu: Nhiều biểu mẫu khác nhau cho Khoa.
- Đồ nội thất: Bàn ghế học sinh và nhiều đồ nội thất trường học khác.
- Sản phẩm dịch vụ thực phẩm trường học: Chẳng hạn như đồ uống, sản phẩm dịch vụ thực phẩm dùng một lần, thực phẩm đông lạnh (thịt và gia cầm, protein và đồ ăn sáng), trái cây và rau quả (đóng hộp và đông lạnh) và hàng tạp hóa khô.
- Lời mời thầu (IFB): Các thầu sẽ chỉ được nhận thông qua Hệ thống mua sắm điện tử của Tiểu bang Hawaiʻi (HIePRO) cho đến giờ và ngày đã định để đóng thầu. Tuy nhiên, việc trao thầu sẽ không được thực hiện cho đến khi tất cả các thầu được phân tích.
- Yêu cầu đề xuất (RFP)/Các yêu cầu cạnh tranh chính thức khác: Các hồ sơ nộp để phản hồi các loại yêu cầu này được xử lý theo hướng dẫn và phụ lục yêu cầu, nếu có. Các hồ sơ nộp trước thời gian quy định sẽ được xem xét. Giải thưởng sẽ không được trao cho đến khi tất cả các hồ sơ nộp đã được đánh giá.
- Giải thưởng theo hợp đồng/Bảng giá: Giải thưởng thường được trao cho người chào hàng/ứng viên có trách nhiệm và phản hồi thấp nhất. Thông thường, đây là người nộp giá thầu hoặc đề xuất mà không có bất kỳ ngoại lệ nào và đáp ứng tất cả các thông số kỹ thuật được yêu cầu trong lời mời chào.
nhà cung cấp được trao giải
Giấy chứng nhận nhà cung cấp
Khi trao giải, người được trao giải có thể được yêu cầu xuất trình bằng chứng về sự tuân thủ của nhà cung cấp, có thể được chứng minh bằng “Giấy chứng nhận tuân thủ của nhà cung cấp” được cấp thông qua hệ thống trực tuyến, Hawaiʻi Compliance Express. Chi tiết về quy trình nộp đơn trực tuyến này có thể được xem tại nhà cung cấp.ehawaii.gov/hce. Nói chung, chứng chỉ tuân thủ được yêu cầu khi trao bất kỳ giao dịch mua nào có giá trị từ $2.500 trở lên. Cũng có thể được yêu cầu khi hoàn thành hợp đồng.
Giao hàng
Trường học/văn phòng thường có nhân viên để tiếp nhận hàng hóa và dịch vụ trong suốt cả năm, ngoại trừ cuối tuần và ngày lễ. Giờ hoạt động thường là từ 7:45 sáng đến 4:30 chiều. Tuy nhiên, các nhà cung cấp được khuyên rằng nên gọi điện trước khi giao hàng.
Xuất hóa đơn và thanh toán
Phần lớn các giao dịch mua hàng do trường học và văn phòng thực hiện đều bắt đầu bằng việc phát hành lệnh mua hàng. Các giao dịch mua nhỏ và hợp đồng chính thức cũng có thể được thực hiện. Trừ khi có ghi chú khác, các hóa đơn chi tiết phải được gửi đến trường học hoặc văn phòng phát hành lệnh mua hàng hoặc như đã nêu trong hợp đồng để xử lý.
Hóa đơn phải rõ ràng, dễ đọc, theo định dạng hóa đơn được chấp nhận chung và phải phản ánh các chi tiết sau:
- Số hóa đơn và ngày tháng.
- Tên và địa chỉ của trường học hoặc văn phòng được thanh toán.
- Mô tả về hàng hóa/dịch vụ được cung cấp (bao gồm ngày cung cấp dịch vụ nếu có).
- Số tiền thanh toán được yêu cầu cho hàng hóa/dịch vụ được mô tả.
Mặc dù các hoạt động mua sắm được phân cấp, chức năng viết séc của Bộ được thực hiện bởi một văn phòng trung tâm. Các khoản thanh toán hóa đơn cho cùng một nhà cung cấp được nhập vào hệ thống quản lý tài chính của Bộ bởi các trường học và văn phòng thường được hợp nhất tại thời điểm viết séc và séc được kèm theo một thông báo chuyển tiền, liệt kê tất cả các hóa đơn mà khoản thanh toán đó đang được thực hiện. Thanh toán được thực hiện trong vòng 30 ngày sau khi nhận được hàng hóa và/hoặc dịch vụ một cách thỏa đáng và xuất trình một hóa đơn có thể chấp nhận được, tùy theo thời điểm nào muộn hơn, với điều kiện:
- Việc giao hàng/hoàn thành dịch vụ theo đúng như đã mua và đạt yêu cầu.
- Hóa đơn được phát hành từ cùng một nhà cung cấp được liệt kê trên đơn đặt hàng.
- Hóa đơn gốc được liệt kê chi tiết đã được gửi đến đúng địa chỉ. Nếu hóa đơn không phải là hóa đơn gốc, một tuyên bố đã ký sẽ được dán vào đó, ghi là "Hóa đơn này đang được gửi dưới dạng hóa đơn gốc" và chữ ký là bản gốc.
Vì có những điều kiện, hạn chế và ngoại lệ bổ sung có thể ảnh hưởng đến thời hạn thanh toán, nhà cung cấp nên xem xét cẩn thận các lệnh mua hoặc hợp đồng đã phát hành/được trao, cũng như các tài liệu tham khảo khác có liên quan.
Thanh toán cuối cùng
Giấy chứng nhận miễn thuế gốc là bắt buộc tại thời điểm thanh toán cuối cùng cho tất cả các giao dịch mua hàng từ $25.000 trở lên. Giấy chứng nhận miễn thuế do Sở Thuế vụ Nội địa (IRS) và Sở Thuế của Tiểu bang Hawaiʻi cấp và phải có ngày trong vòng hai tháng kể từ ngày thanh toán cuối cùng. Điều này áp dụng cho các nhà cung cấp trên lục địa cũng như các nhà cung cấp địa phương. Ngoài giấy chứng nhận miễn thuế, “Giấy chứng nhận tuân thủ thanh toán cuối cùng” (Mẫu DOE-22) có chữ ký gốc sẽ được yêu cầu cho khoản thanh toán cuối cùng.
Thay cho những điều trên, nhà thầu cũng có thể nộp “Giấy chứng nhận tuân thủ của nhà cung cấp” gốc do Văn phòng mua sắm nhà nước cấp thông qua Hawaiʻi Tuân thủ Express.
ĐỂ BIẾT THÊM THÔNG TIN
Chi nhánh Mua sắm và Hợp đồng (PCB)
Các vấn đề chung về mua sắm hoặc hợp đồng:
Địa chỉ:
94-275 Đường Mokuola, Phòng 200,
Waipahu, HI 96797
Giờ làm việc:
Thứ Hai–Thứ Sáu, 7:45 sáng–4:30 chiều
ĐT: 808-675-0130
Số Fax: 808-675-0133
Chi nhánh hoạt động kinh doanh (BOB)
Các vấn đề chung về đơn đặt hàng, hóa đơn hoặc séc:
Địa chỉ:
1390 Phố Miller,
Honolulu, HI 96813
Giờ làm việc:
Thứ Hai-Thứ Sáu, 7:45 sáng–4:30 chiều
Điện thoại: 808-784-6000
E-mail