.Pangkalahatang-ideya
Isa kami sa ilang hurisdiksyon sa pagbili sa estado ng Hawaiʻi at nagpapatakbo ng desentralisadong sistema ng pagbili. Sa ilalim ng kasalukuyang sistema ng pagbabadyet, ang mga pondo sa pagpapatakbo para sa mga pagbili ay inilalaan sa bawat paaralan. Ang bawat paaralan at opisina ay nagpapasimula ng kanilang sariling mga purchase order hanggang sa kanilang ayon sa batas na awtorisasyon sa pananalapi at magagamit na mga pondo.
Tinutukoy ng mga paaralan at mga opisina sa antas ng estado ang kanilang sariling mga pangangailangan, kung ano ang bibilhin, at kanino. Bagama't pinahihintulutan namin ang bawat paaralan at opisina na gumawa ng sarili nitong mga desisyon sa pagbili, hinihiling namin na ang lahat ng pagbili ay sumunod sa mga batas ng estado, mga patakaran ng State Procurement Board, at mga patakaran at pamamaraan ng Departamento.
Naniniwala kami sa prinsipyo na ang mga pagbili ay dapat gawin batay sa pinakamataas na halaga para sa mga dolyar na ginastos na katugma sa mga pangangailangan ng paaralan o opisina.
Hindi kami nagpapanatili ng listahan ng mga bidder. Ang advertising ng mga pormal na pagbili sa pamamagitan ng internet o mga pagbisita sa Procurement and Contracts Branch ay karaniwang nagbibigay ng sapat na impormasyon sa katayuan ng mga solicitations na kasalukuyang nasa ilalim ng advertisement.
Pag-align sa layunin ng mga pagbili
Ang mga kalakal at serbisyong binili ng iba't ibang paaralan at opisina ay sumusuporta sa misyon at bisyon ng Departamento para sa tagumpay sa pamamagitan ng paghahanay sa Estratehikong Plano, Pangkalahatang Resulta ng Mag-aaral, Nā Hopena Aʻo (HǠ) at ang aming mga pangunahing halaga.
Mga Maliit na Pagbili (mas mababa sa $25,000)
Ang mga paaralan at opisina ay awtorisado na gumawa ng maliliit na pagbili ng mga kalakal at serbisyo na wala sa itinatag na mga listahan ng presyo. Ang limitasyon sa pera para sa isang maliit na pagbili ay mas mababa sa $25,000 sa bawat pagbili ng pareho, katulad, o katulad ng mga produkto at serbisyo. Ang kabuuang halaga ay kasama ang buwis, trade-in, installation, transportasyon, atbp.
Mga Pormal na Pagbili ($25,000 o higit pa)
Ang Sangay ng Pagkuha at Mga Kontrata ng Departamento ay may pananagutan sa pagpapayo sa mga paaralan at opisina tungkol sa pagbili ng mga kalakal at serbisyo. Ang sangay ay may pananagutan din sa pagsasagawa ng mga solicitations at pagsasagawa ng mga pormal na mapagkumpitensyang pagkuha at mga nauugnay na kontrata.
Ang mga paggasta ng $25,000 o higit pa ay karaniwang nangangailangan ng pormal na kompetisyon at pampublikong advertisement ng pagbili. Ipinagbabawal ng batas ang pag-parcel ng mga paggasta upang maiwasan ang legal na pangangailangang ito.
- Mga Paunawa sa Pagkuha/Mga Advertisement: Sinusunod ng Departamento ang legal na pangangailangang ito sa pamamagitan ng pag-advertise ayon sa kinakailangan online sa hands.ehawaii.gov/hands at hiepro.ehawaii.gov. Mangyaring bisitahin ang mga website na ito upang tingnan ang lahat ng aktibong paunawa sa pagkuha.
- Mga Listahan ng Presyo/Vendor: Ang mga paaralan at opisina ay kinakailangang bumili muna ng mga item mula sa mga naitatag na listahan ng presyo. Ang mga listahan ng presyo ay hinihingi at itinatag ng iba't ibang hurisdiksyon sa pagbili ng estado ng kooperatiba. Kung walang itinatag na listahan ng presyo para sa mga kinakailangang bagay, maaaring magpatuloy ang mga paaralan at opisina sa pagbili kasunod ng maliliit na pamamaraan ng pagbili. Ang mga naitatag na listahan ng presyo ay maaaring matingnan sa: spo.hawaii.gov/for-vendors/contract-awards/price-vendor-lists. Mga halimbawa ng mga item sa listahan ng presyo:
- Mga Form: Iba't ibang anyo para sa Departamento.
- Muwebles: Mga mesa at upuan ng mag-aaral, at iba pang iba't ibang kasangkapan sa paaralan.
- Mga Produkto ng Mga Serbisyo sa Pagkain ng Paaralan: Gaya ng mga inumin, mga produkto ng serbisyong pang-pagkain na disposable, mga frozen na pagkain (karne at manok, protina at almusal na mga item), prutas at gulay (naka-kahong at frozen) at mga tuyong groceries.
- Mga Imbitasyon para sa Bid (IFB): Matatanggap ang mga bid sa pamamagitan ng State of Hawaiʻi eProcurement System (HIePRO) hanggang sa oras at petsang itinakda para sa pagsasara ng mga bid. Ang award, gayunpaman, ay hindi ginagawa hangga't hindi nasusuri ang lahat ng mga bid.
- Request for Proposals (RFPs)/Other Formal Competitive Solicitations: Ang mga isinumiteng natanggap bilang tugon sa mga ganitong uri ng solicitation ay pinangangasiwaan alinsunod sa solicitation instructions at addenda, kung mayroon. Ang mga pagsusumite na natanggap sa tinukoy na oras ay isinasaalang-alang. Ang award ay hindi gagawin hanggang sa lahat ng mga pagsusumite ay nasuri.
- Mga Gantimpala sa Kontrata/Listahan ng Presyo: Karaniwang ginagawa ang mga parangal sa pinakamababang tumutugon at responsableng nag-aalok/aplikante. Karaniwan ito ang nagsusumite ng isang bid o panukala nang walang anumang mga eksepsiyon at nakakatugon sa lahat ng mga pagtutukoy na hinihiling sa solicitation.
iginawad sa mga vendor
Mga Sertipiko ng Vendor
Sa pagkakagawad, maaaring kailanganin ng awardee na magpakita ng patunay ng pagsunod sa vendor, na maaaring mapatunayan ng isang “Certificate of Vendor Compliance” na ibinigay sa pamamagitan ng online system, Hawaiʻi Compliance Express. Ang mga detalye tungkol sa online na proseso ng aplikasyon ay maaaring matingnan sa vendors.ehawaii.gov/hce. Sa pangkalahatan, ang sertipiko ng pagsunod ay kinakailangan sa paggawad ng anumang pagbili ng $2,500 o higit pa. Maaaring kailanganin din ito sa pagtatapos ng kontrata.
Mga paghahatid
Ang mga paaralan/opisina ay karaniwang may tauhan upang makatanggap ng mga kalakal at serbisyo sa buong taon, maliban sa katapusan ng linggo at pista opisyal. Ang mga oras ng operasyon ay karaniwang mula 7:45 am hanggang 4:30 pm Gayunpaman, pinapayuhan ang mga vendor na laging maingat na tumawag nang maaga kapag nagdedeliver.
Pag-invoice at Pagbabayad
Ang karamihan ng mga pagbili na ginawa ng mga paaralan at opisina ay sinimulan sa pamamagitan ng pag-iisyu ng isang purchase order. Ang maliliit na pagbili at mga pormal na kontrata ay maaari ding ipatupad. Maliban kung iba ang nabanggit, ang mga naka-itemize na invoice ay dapat ipadala sa paaralan o opisina na nag-isyu ng purchase order o tulad ng nakasaad sa kontrata para sa pagproseso.
Ang mga invoice ay dapat na malinaw na nababasa, sa isang karaniwang tinatanggap na format ng invoice, at dapat ipakita ang mga sumusunod na detalye:
- Numero at petsa ng invoice.
- Pangalan at tirahan ng paaralan o opisina na sinisingil.
- Paglalarawan ng mga kalakal/serbisyo na ibinigay (kabilang ang mga petsa ng serbisyo kung naaangkop).
- Halaga ng bayad na hiniling para sa mga inilarawang produkto/serbisyo.
Bagama't desentralisado ang mga aktibidad sa pagbili, ang pagpapaandar ng checkwrite ng Departamento ay ginagawa ng isang sentral na tanggapan. Ang mga pagbabayad ng invoice sa parehong vendor na ipinasok sa sistema ng pamamahala sa pananalapi ng Departamento ng mga paaralan at opisina ay karaniwang pinagsama-sama sa oras ng checkwrite at ang mga tseke ay sinasamahan ng isang payo sa pagpapadala, na naglilista ng lahat ng mga invoice kung saan ginagawa ang pagbabayad na iyon. Ang pagbabayad ay ginawa sa loob ng 30 araw pagkatapos ng kasiya-siyang pagtanggap ng mga kalakal at/o serbisyo at pagtatanghal ng isang katanggap-tanggap na invoice, alinman ang mas huli, na ibinigay:
- Ang paghahatid ng mga kalakal/pagkumpleto ng mga serbisyo ay alinsunod sa pagbili at kasiya-siya.
- Ang invoice ay ibinigay mula sa parehong vendor tulad ng nakalista sa purchase order.
- Isang orihinal na naka-itemize na invoice ang ipinadala sa tamang address. Kung ang invoice ay hindi isang orihinal na invoice, isang nilagdaang pahayag ang nakakabit dito, na nagbabasa, "Ang invoice na ito ay isinumite bilang orihinal na invoice" at ang pirma ay isang orihinal.
Dahil may mga karagdagang kundisyon, limitasyon at pagbubukod na maaaring makaapekto sa timeline ng mga pagbabayad, dapat na maingat na suriin ng mga supplier ng vendor ang mga purchase order o kontratang inisyu/iginawad, pati na rin ang iba pang naaangkop na mga sanggunian.
Pangwakas na Pagbabayad
Kinakailangan ang orihinal na tax clearance certificate sa oras ng huling pagbabayad sa lahat ng pagbili na $25,000 o higit pa. Ang clearance ay ibinibigay ng Internal Revenue Service (IRS) at ng State of Hawaiʻi Department of Taxation, at dapat na may petsang sa loob ng dalawang buwan ng huling pagbabayad. Nalalapat ito sa mga vendor sa kontinente pati na rin sa mga lokal na vendor. Bilang karagdagan sa tax clearance, ang “Certification of Compliance for Final Payment” (DOE Form-22) na may orihinal na lagda ay kakailanganin para sa huling pagbabayad.
Bilang kapalit ng nasa itaas, ang kontratista ay maaari ding magsumite ng orihinal na "Sertipiko ng Pagsunod sa Vendor" na inisyu ng State Procurement Office sa pamamagitan ng Hawaii'i Compliance Express.
PARA SA KARAGDAGANG IMPORMASYON
Sangay ng Pagkuha at Mga Kontrata (PCB)
Pangkalahatang bagay sa pagkuha o pagkontrata:
Address:
94-275 Mokuola St., Rm. 200,
Waipahu, HI 96797
Mga Oras ng Operasyon:
Lunes–Biyernes, 7:45 am–4:30 pm
Ph: 808-675-0130
Fax: 808-675-0133
Business Operations Branch (BOB)
Pangkalahatang purchase order, invoice o check na usapin:
Address:
1390 Miller St.,
Honolulu, HI 96813
Mga Oras ng Operasyon:
Lunes-Biyernes, 7:45 am–4:30 pm
Ph: 808-784-6000
Email