.Overview
Usa kami sa daghang hurisdiksyon sa pagpalit sa estado sa Hawaiʻi ug naglihok sa usa ka desentralisadong sistema sa pagpalit. Ubos sa karon nga sistema sa pagbadyet, ang mga pundo sa pagpadagan alang sa mga pagpalit gigahin sa matag eskwelahan. Ang matag eskwelahan ug opisina magsugod sa ilang kaugalingong purchase orders hangtod sa ilang statutory monetary authorization ug mga pondo nga anaa.
Ang mga eskuylahan ug mga opisina sa lebel sa estado nagtino sa ilang kaugalingon nga mga panginahanglan, kung unsa ang paliton, ug gikan kang kinsa. Bisan tuod gitugutan namo ang matag eskwelahan ug opisina sa paghimo sa iyang kaugalingong mga desisyon sa pagpalit, gikinahanglan namo ang tanang pagpalit nga mosubay sa mga balaod sa estado, mga lagda sa State Procurement Board, ug mga polisiya ug pamaagi sa Departamento.
Kami nagtuo sa prinsipyo nga ang mga pagpalit kinahanglang himoon base sa kinatas-ang bili sa mga dolyares nga gigasto tugbang sa mga panginahanglan sa eskwelahan o opisina.
Wala mi magmintinar og listahan sa mga bidder. Ang pag-anunsyo sa pormal nga pagpalit pinaagi sa internet o mga pagbisita sa Procurement and Contracts Branch kasagarang maghatag ug igong impormasyon sa kahimtang sa mga solicitations nga anaa sa ilalum sa advertisement.
Pag-align sa katuyoan sa pagpalit
Ang mga butang ug serbisyo nga gipalit sa lainlaing mga eskwelahan ug opisina nagsuporta sa misyon ug panan-awon sa Departamento alang sa kalampusan pinaagi sa pag-align sa Estratehikong Plano, Kinatibuk-ang Resulta sa Magkat-on, Nā Hopena Aʻo (HǠ) ug atong kinauyokan nga mga mithi.
Gagmay nga Pagpamalit (ubos sa $25,000)
Ang mga eskuylahan ug mga opisina gitugutan sa paghimo og gagmay nga mga pagpalit sa mga butang ug serbisyo nga wala sa natukod nga mga lista sa presyo. Ang limitasyon sa kwarta para sa gamay nga pagpalit kay ubos pa sa $25,000 kada pagpalit sa pareho, susama, o sama sa mga butang ug serbisyo. Ang kinatibuk-ang kantidad naglakip sa buhis, trade-in, instalasyon, transportasyon, ug uban pa.
Mga Pormal nga Pagpamalit ($25,000 o labaw pa)
Ang Procurement and Contracts Branch sa Departamento mao ang responsable sa pagtambag sa mga eskuylahan ug opisina bahin sa pagpalit sa mga butang ug serbisyo. Responsable usab ang branch sa pagpahigayon og mga solicitations ug pagpatuman sa pormal nga competitive procurements ug mga kaubang kontrata.
Ang paggasto nga $25,000 o labaw pa kasagarang nanginahanglan og pormal nga kompetisyon ug publikong advertisement sa pagpalit. Ang balaod nagdili sa pagbahin sa mga galastohan aron malikayan kining legal nga kinahanglanon.
- Mga Notice/Advertisement sa Pagpamalit: Gisunod sa Departamento kining legal nga kinahanglanon pinaagi sa pag-advertise kon gikinahanglan online sa hands.ehawaii.gov/hands ug hiepro.ehawaii.gov. Palihug bisitaha kini nga mga website aron makita ang tanan nga aktibo nga mga pahibalo sa pagpalit.
- Mga Listahan sa Presyo/Vendor: Ang mga eskwelahan ug mga opisina gikinahanglan nga mopalit una og mga butang gikan sa natukod nga mga listahan sa presyo. Kini nga mga lista sa presyo gipangayo ug gitukod sa lainlaing mga hurisdiksyon sa pagpalit sa estado sa kooperatiba. Kung ang usa ka establisado nga lista sa presyo wala maglungtad alang sa gikinahanglan nga mga butang, ang mga eskuylahan ug opisina mahimo’g magpadayon sa pagpalit subay sa gagmay nga mga pamaagi sa pagpalit. Ang natukod nga mga lista sa presyo mahimong tan-awon sa: spo.hawaii.gov/for-vendors/contract-awards/price-vendor-lists. Mga pananglitan sa mga butang sa listahan sa presyo:
- Mga Porma: Lainlaing porma para sa Departamento.
- Muwebles: Mga lamesa ug lingkoranan sa mga estudyante, ug uban pang lainlain nga muwebles sa eskuylahan.
- Mga Produkto sa Serbisyo sa Pagkaon sa Eskwelahan: Sama sa mga ilimnon, mga produkto sa serbisyo nga magamit sa pagkaon, frozen nga mga pagkaon (karne ug manok, protina ug pamahaw nga mga butang), prutas ug utanon (lata ug frozen) ug uga nga mga groceries.
- Invitations for Bid (IFB): Ang mga bid madawat pinaagi sa State of Hawaiʻi eProcurement System (HIePRO) hangtod lang sa oras ug petsa nga gitakda para sa pagtapos sa mga bid. Ang award, bisan pa, dili himuon hangtod masusi ang tanan nga mga bid.
- Request for Proposals (RFPs)/Uban pang Pormal nga Competitive Solicitation: Ang mga pagsumite nga nadawat isip tubag niini nga mga matang sa mga solicitation gidumala subay sa solicitation instructions ug addenda, kung aduna man. Ang mga pagsumite nga nadawat sa gitakda nga oras gikonsiderar. Ang pasidungog dili himoon hangtud nga ang tanan nga gisumiter masusi.
- Mga Gantimpala sa Kontrata/Presyo: Ang mga ganti kasagarang gihimo sa pinakaubos nga responsive ug responsable nga nag-offer/aplikante. Kasagaran kini ang usa nga nagsumite sa usa ka bid o sugyot nga wala’y bisan unsang mga eksepsiyon ug nagtagbo sa tanan nga mga detalye nga gihangyo sa hangyo.
award nga mga vendor
Mga Sertipiko sa Vendor
Pagkahuman sa award, ang awardee mahimong kinahanglan nga maghimo og pruweba sa pagsunod sa vendor, nga mahimong mapamatud-an sa usa ka "Certificate of Vendor Compliance" nga gihatag pinaagi sa online nga sistema, Hawaiʻi Compliance Express. Ang mga detalye bahin niining proseso sa online nga aplikasyon mahimong tan-awon sa vendors.ehawaii.gov/hce. Kasagaran ang sertipiko sa pagsunod gikinahanglan sa paghatag sa bisan unsang pagpalit nga $2,500 o labaw pa. Mahimo usab kini nga gikinahanglan sa pagkompleto sa kontrata.
Mga paghatod
Ang mga eskwelahan/opisina kasagarang adunay kawani aron makadawat ug mga butang ug serbisyo sa tibuok tuig, gawas sa katapusan sa semana ug mga holiday. Ang mga oras sa operasyon kasagaran gikan sa 7:45 am hangtod 4:30 pm Apan, gitambagan ang mga vendor nga kanunay nga mabinantayon nga tawagan sa unahan kung maghimo mga paghatud.
Pag-invoice ug Pagbayad
Ang kadaghanan sa mga gipamalit nga gihimo sa mga eskuylahan ug opisina gisugdan pinaagi sa pag-isyu sa usa ka order sa pagpalit. Ang gagmay nga pagpalit ug pormal nga mga kontrata mahimo usab nga ipatuman. Gawas kung gipahibalo, ang mga itemized nga mga invoice kinahanglan ipadala sa eskuylahan o opisina nga nag-isyu sa order sa pagpalit o ingon nga gipakita sa kontrata alang sa pagproseso.
Ang mga invoice kinahanglang klarong mabasa, sa kasagarang gidawat nga invoice format, ug kinahanglang magpakita sa mosunod nga mga detalye:
- Numero ug petsa sa invoice.
- Ngalan ug adres sa eskuylahan o opisina nga gisingil.
- Deskripsyon sa mga butang/serbisyo nga gihatag (lakip ang mga petsa sa serbisyo kung angay).
- Ang kantidad sa bayad nga gipangayo alang sa gihulagway nga mga butang/serbisyo.
Bisan tuod desentralisado ang mga kalihokan sa pagpalit, ang gimbuhaton sa Departamento sa checkwrite gihimo sa usa ka sentral nga opisina. Ang mga pagbayad sa invoice sa parehas nga vendor nga gisulod sa sistema sa pagdumala sa pinansyal sa Departamento sa mga eskuylahan ug opisina kasagarang gihiusa sa panahon sa pagsulat sa tseke ug ang mga tseke giubanan sa usa ka tambag sa pagpadala, naglista sa tanan nga mga invoice kung diin gihimo ang pagbayad. Ang pagbayad gihimo sulod sa 30 ka adlaw human sa makatagbaw nga resibo sa mga butang ug/o mga serbisyo ug pagpresentar sa usa ka madawat nga invoice, hain man ang ulahi, nga gihatag:
- Ang paghatud sa mga butang/pagkompleto sa mga serbisyo nahiuyon sa pagpalit ug makatagbaw.
- Ang invoice gi-isyu gikan sa parehas nga vendor sama sa gilista sa order sa pagpalit.
- Usa ka orihinal nga itemized invoice gipadala sa tukma nga adres. Kung ang invoice dili orihinal nga invoice, usa ka gipirmahan nga pahayag ang gilakip niini, nga nagbasa, "Kini nga invoice gisumite ingon orihinal nga invoice" ug ang pirma usa ka orihinal.
Tungod kay adunay dugang nga mga kondisyon, mga limitasyon ug mga eksepsiyon nga mahimong makaapekto sa timeline sa mga pagbayad, ang mga suppliers sa vendor kinahanglan nga mabinantayon nga magrepaso sa mga order sa pagpalit o mga kontrata nga gi-isyu/gihatag, ingon man ang uban nga magamit nga mga pakisayran.
Katapusan nga Bayad
Kinahanglan ang orihinal nga sertipiko sa clearance sa buhis sa panahon sa katapusang pagbayad sa tanan nga gipamalit nga $25,000 o labaw pa. Ang clearance gi-isyu sa Internal Revenue Service (IRS) ug sa State of Hawaiʻi Department of Taxation, ug kinahanglang mapetsahan sulod sa duha ka bulan sa kataposang pagbayad. Kini magamit sa mga vendor sa kontinente ingon man sa lokal nga mga vendor. Dugang sa tax clearance, ang “Certification of Compliance for Final Payment” (DOE Form-22) nga adunay orihinal nga pirma gikinahanglan para sa final payment.
Sa baylo sa ibabaw, ang kontraktor mahimo usab nga mosumite ug orihinal nga "Certificate of Vendor Compliance" nga gi-isyu sa State Procurement Office pinaagi sa Hawaii'i Compliance Express.
PARA SA DUGANG IMPORMASYON
Procurement and Contracts Branch (PCB)
Kinatibuk-ang pagpalit o mga butang sa pagkontrata:
adres:
94-275 Mokuola St., Rm. 200,
Waipahu, HI 96797
Mga Oras sa Operasyon:
Lunes–Biyernes, 7:45 am–4:30 pm
Ph: 808-675-0130
Fax: 808-675-0133
Business Operations Branch (BOB)
Kinatibuk-ang order sa pagpalit, invoice o tseke nga mga butang:
adres:
1390 Miller St.,
Honolulu, HI 96813
Mga Oras sa Operasyon:
Lunes-Biyernes, 7:45 am–4:30 pm
Ph: 808-784-6000
Email